本報廈門(mén)訊（通訊員 蘇欣）經(jīng)過(guò)近半年的籌備，佰翔酒店用品公司的ERP系統即將進(jìn)入沙盤(pán)操演試行階段，并于11月份正式上線(xiàn)。集團多公司都在積極開(kāi)展ERP建設工作，佰翔酒店用品公司是其中首家將運營(yíng)體系系統梳理作為專(zhuān)門(mén)項目融入ERP建設的公司，此舉極大推動(dòng)了項目的順利進(jìn)行。

優(yōu)先梳理流程  ERP建設更順暢

ERP是針對物資資源管理（物流）、人力資源管理（人流）、財務(wù)資源管理（財流）、信息資源管理（信息流）集成一體化的企業(yè)管理軟件，集信息技術(shù)與先進(jìn)管理思想于一身，是企業(yè)在信息時(shí)代生存、發(fā)展的基石。據了解，佰翔酒店用品公司原本直接套用萬(wàn)翔網(wǎng)商的ERP系統模板，但因業(yè)務(wù)模式不同，在推進(jìn)中發(fā)現很多模塊無(wú)法適用。同時(shí)，佰翔酒店用品公司的很多業(yè)務(wù)流程缺乏系統梳理和固化，ERP建設遭遇瓶頸。

所謂“磨刀不誤砍柴工”，為了給ERP建設工作打下良好基礎，進(jìn)而加快項目進(jìn)展，佰翔酒店用品公司經(jīng)營(yíng)層和各部門(mén)業(yè)務(wù)骨干組成項目組（人數占公司總人數的63%），聯(lián)合ERP軟件供應商、佰翔酒店服務(wù)公司運營(yíng)部和集團公司運標部組成的內外部咨詢(xún)團隊，通力協(xié)作，對公司的運營(yíng)體系進(jìn)行系統梳理。

為了提升佰翔酒店用品公司的管理水平，確定ERP系統方案中流程的可行性，項目組通過(guò)梳理業(yè)務(wù)流程現狀，固化了公司各部門(mén)現有的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程47個(gè)，并確定流程中各個(gè)步驟的具體內容以及相關(guān)業(yè)務(wù)邏輯，以及相關(guān)步驟所需要匹配的表單73個(gè)。在流程現狀與ERP系統匹配度驗證階段，項目組結合酒店用品公司的實(shí)際業(yè)務(wù)情況，識別出原有ERP系統中需要二次開(kāi)發(fā)的系統功能和表單。比如酒店用品公司在營(yíng)銷(xiāo)中會(huì )采取“第二件半價(jià)”“買(mǎi)X免一”等促銷(xiāo)方式，但這些在原有ERP系統中是沒(méi)有的，需要進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。同時(shí)，為了確定ERP系統報表與酒店用品業(yè)務(wù)現狀的匹配度，項目組還對ERP系統內54份已有報表逐一進(jìn)行了討論與確認。此外，項目組通過(guò)流程梳理，固化了針對43項事件的審批流程權限。配合ERP系統上線(xiàn)，項目組在項目推進(jìn)過(guò)程中將基礎數據搜集工作與流程梳理工作并列進(jìn)行，一共搜集了25項基礎數據。

ERP系統的核心是人，項目團隊也通過(guò)全程參與和系統培訓，初步掌握了流程管理的基礎知識與技能，并初步形成客戶(hù)導向的流程思維，為今后提升公司運營(yíng)管理水平，優(yōu)化升級信息系統打下良好的團隊基礎。ERP軟件供應商項目經(jīng)理李杰表示：“在啟動(dòng)ERP項目前系統梳理業(yè)務(wù)流程非常有必要，客戶(hù)對于ERP系統需求和流程的理解表達都提升很多，我們跟其他客戶(hù)確認方案書(shū)一般要歷時(shí)兩個(gè)月或更多，這次方案書(shū)不到半個(gè)月就確認下來(lái)，而且還是利用工余時(shí)間。”佰翔酒店用品公司總經(jīng)理蕭楚珍也表示：“此次流程梳理明顯提升了公司的運營(yíng)效率，各部門(mén)銜接也更加順暢。”

系統流程再造  管理能力再升級

佰翔酒店用品公司運營(yíng)體系項目的成功實(shí)踐，為集團其他成員企業(yè)推進(jìn)ERP項目提供了現實(shí)的參考借鑒。很多企業(yè)在ERP建設上感到難以推進(jìn)，或是使用效果遠不如預期，表面看來(lái)可能是流程、表單、數據、員工心理狀態(tài)等前期準備不充分，究其根本原因，則是企業(yè)對流程再造與信息化之間的階段關(guān)聯(lián)性認識不夠，對業(yè)務(wù)戰略和組織戰略缺乏系統規劃。

流程再造一般會(huì )根據項目大小成立專(zhuān)門(mén)的集團層級或公司層級PMO（項目管理辦公室）管控整個(gè)變革過(guò)程，分為五大階段。一是現狀梳理階段，包括流程組織建立、流程現狀梳理、組織架構現狀梳理、崗位能力素質(zhì)現狀梳理和信息化現狀梳理；二是未來(lái)設計階段，根據企業(yè)“戰略愿景”設計理想狀態(tài)下所匹配的流程、資源、組織架構、崗位能力素質(zhì)和信息化系統支持；三是差距評估階段，識別出“現狀”與“未來(lái)”之間的差距，列出“變革項目清單”；四是變革計劃擬定階段，以“變革項目清單”為依據，對照“戰略愿景”，對變革項目清單進(jìn)行分類(lèi)和排序，擬定針對變革項目的成套 “變革計劃”（含流程、資源、組織、信息化）；五是變革計劃分期實(shí)施階段，將成套的“變革計劃”下達給相關(guān)人員，分期實(shí)施。其中，前四個(gè)階段是基礎，需要占到60%至70%的時(shí)間和精力。

集團成員企業(yè)在開(kāi)展ERP項目之前，應優(yōu)先著(zhù)力于流程再造項目，這樣做不僅有助于集團及成員企業(yè)更加系統、高效的提出信息化系統建設需求，同時(shí)還能大量節約項目成本和系統開(kāi)發(fā)周期，進(jìn)一步提升集團及成員企業(yè)團隊的管理能力。